Nomina a Responsabile del trattamento

L'amministratore di condominio che utilizza IdroDomus riveste il ruolo di Titolare del trattamento per i dati dei condomini gestiti; il gestore del servizio agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Il trattamento riguarda i dati necessari all'erogazione del servizio (anagrafiche di condominio e unità, dati dei condòmini/occupanti, letture dei contatori, bollette e piani di riparto) per tutta la durata dell'abbonamento attivo dell'amministratore, fino alla cessazione del rapporto secondo quanto previsto alla sezione "Cessazione del trattamento".

• Il Responsabile tratta i dati esclusivamente per l'erogazione delle funzionalità del servizio (gestione letture, bollette, riparti, comunicazioni di servizio) e non li utilizza per finalità proprie diverse da quelle strumentali al funzionamento del servizio stesso.
• Il personale e i collaboratori autorizzati ad accedere ai dati sono vincolati da un obbligo di riservatezza e operano secondo permessi differenziati in base al ruolo (amministratore, occupante, operatore di supporto).

Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati trattati e a prevenire accessi non autorizzati, tra cui: autenticazione a due fattori, gestione dei permessi basata su ruoli, cifratura delle password e registrazione delle azioni compiute nel portale (audit log), con esclusione dai log dei dati identificativi più sensibili (es. codice fiscale, email, telefono).

Il Responsabile si avvale dei seguenti sub-responsabili del trattamento, individuati in ragione delle funzionalità del servizio:

• Stripe — gestione dei pagamenti dell'abbonamento SaaS (dati dell'amministratore, non dei condòmini gestiti).
• OpenAI — riconoscimento automatico di letture contatore e dati bolletta dalle foto caricate, solo quando questa funzione opzionale è attivata dall'amministratore.
• Fornitore del servizio di posta elettronica — invio delle comunicazioni transazionali verso amministratore e occupanti (es. cedolini, solleciti di autolettura).
• Fornitore dell'infrastruttura di hosting — conservazione dei dati e delle applicazioni.

Alcuni di questi sub-responsabili trattano dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo; in tal caso il trasferimento è supportato da clausole contrattuali standard o altre garanzie equivalenti ai sensi del Capo V del GDPR. Il Titolare può richiedere l'elenco aggiornato dei sub-responsabili scrivendo all'indirizzo indicato nell'informativa privacy.

Il Responsabile assiste il Titolare, nei limiti di quanto ragionevolmente esigibile tramite le funzionalità del servizio, nel dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità) relative ai dati dei condòmini/occupanti gestiti. Il Responsabile notifica al Titolare, senza ingiustificato ritardo, ogni violazione dei dati personali di cui venga a conoscenza, per consentire al Titolare di adempiere agli obblighi di notifica all'Autorità Garante e agli interessati previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR.

Alla cessazione del rapporto contrattuale, il Responsabile cancella o rende disponibili per l'esportazione i dati trattati per conto del Titolare, salvo l'obbligo di conservare per il periodo previsto dalla legge i documenti contabili (letture, bollette e piani di riparto, conservati 10 anni ai sensi dell'art. 2220 c.c.). Le richieste di cancellazione dell'account sono valutate individualmente per verificare tali obblighi di conservazione prima di procedere.